Perluasan Ruang Lingkup, Penghentian , Pengurangan , Pembekuan atau Pencabutan Sertifikasi

 

 

PERLUASAN RUANG LINGKUP, PENGHENTIAN, PENGURANGAN, PEMBEKUAN ATAU PENCABUTAN SERTIFIKASI

  a. Perluasan ruang lingkup sertifikasi

Klien dapat menambah atau memperluas lingkup sertifikasinya, dengan cara mengajukan permohonan perluasan lingkup sertifikasi ke LS-PRO CCQC dengan disertai Dokumen Persyaratan Permohonan Sertifikasi Produk\

b. Penghentian Sertifikasi

  • Penghentian sertifikasi dilakukan apabila ada permintaan dari klien untuk menghentikan sementara proses sertifikasi karena suatu hal. Kondisi tersebut dapat terjadi ketika klien tidak memenuhi persyaratan prosedur sertifikasi dan ditemukan ketidaksesuaian pada produk yang diperkirakan dapat mempengaruhi mutu produk hasil evaluasi, hasil survailen dan pengujian contoh produk, pelanggaran terhadap perjanjian/kontrak atau temuan/informasi dari sumber lain tentang penyalahgunaan sertifikat. Pada kondisi ini, maka Manajer Teknis akan mengkaji hal tersebut dan menyampaikannya ke Komisi Teknis.
  • Berdasarkan hasil evaluasi proses sertifikasi (FR-CCQC 7.6.01), Komisi Teknis dapat memberikan surat pemberitahuan penghentian proses sertifikasi, dan rumusan tersebut diberitahukan kepada MP (FR-CCQC 7.6.02)
  • MP mendisposisikan keputusan penghentian proses sertifikasi ke Selanjutnya MA memberitahukan kepada klien tentang penghentian proses sertifikasi yang telah diterima dengan mengirimkan surat keputusan penghentian sertifikasi (FR-CCQC 7.11.01)
  • Klien diberi kesempatan untuk memperbaiki penyebab dihentikannya proses sertifikasi dalam jangka waktu selambat-lambatnya 2 (dua) bulan.
  • Selama masa penghentian klien tidak boleh menggunakan atau mencantumkan atribut sertifikat atau tanda kesesuaian SNI dan atau tanda identitas lain yang terkait dengan sertifikasi pada produknya.
  • MA menerima berkas tindakan perbaikan penyebab penghentian dari klien dan menyampaikan kepada Komisi Teknis melalui MT.
  • Komisi teknis akan melakukan evaluasi untuk mempertimbangkan tindakan perbaikan penyebab penghentian yang telah diambil klien (FR-CCQC 7.6.01). Apabila Komisi Teknis menganggap bahwa tindakan perbaikan dari penyebab penghentian telah memadai dalam batas waktu yang dipersyaratkan, maka Komisi Teknis membuat keputusan pemberitahuan proses sertifikasi dapat diteruskan (FR-CCQC 7.6.02). Keputusan tersebut akan ditindaklanjuti oleh MP dengan mencabut status sertifikasi sementara (FR-CCQC 7.11.02). Proses sertifikasi dapat diteruskan sesuai dengan alur sertifikasi hingga proses pemberian status sertifikasi/survailen.
  • Apabila Komisi Teknis menganggap bahwa tindakan perbaikan penghentian tidak memadai atau melebihi batas waktu yang dipersyaratkan, maka Komisi Teknis membuat surat keputusan untuk tidak memberi sertifikasi (FR-CCQC 7.6.02). Surat keputusan tersebut akan ditindaklanjuti oleh MP.
  • Surat keputusan sertifikasi produk tersebut didokumentasikan oleh MA.

Selanjutnya MA mengambil tindakan untuk menginformasikan kepada publik melalui website: i-ccqc.com bahwa produk dari klien tersebut telah dihentikan proses sertifikasinya

c. Pengurangan Sertifikasi.

Pengurangan sertifikasi dapat terjadi untuk klien yang memiliki beberapa ruang lingkup produk yang telah disertifikasi. Prosedur pengurangan produk yang sertifikasi sbb:

  • Komisi Teknis LS-PRO CCQC akan mengkaji beberapa informasi berikut:
  • Terdapat keinginan dari klien.
  • Terdapat pelanggaran terhadap persyaratan produk yang diacu dalam ruang lingkup produk tersebut.
  • Tidak memenuhi persyaratan prosedur sertifikasi; tidak dapat memenuhi persyaratan baru, seperti revisi persyaratan produk .
  • Melakukan penyalahgunaan sertifikat/logo LS-PRO CCQC.
  • Melewati batas waktu tindakan perbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian sehingga terjadi penundaan sertifikat.
    • Apabila dari hasil evaluasi, klien memiliki salah satu dari butir 5.2.a diatas, Komisi Teknis membuat keputusan pengurangan sertifikat produk dari klien (FR-CCQC 7.6.02). Keputusan tersebut akan ditindaklanjuti oleh MP
    • MP mengeluarkan surat keputusan pengurangan sertifikat produk dan meminta kepada klien untuk mengembalikan sertifikat produk yang telah diterima, kepada LS-PRO CCQC untuk direvisi sesuai dengan ruang lingkup hasil rapat Komisi Teknis (FR-CCQC 7.11.01).
    • Surat keputusan pengurangan sertifikat produk tersebut didokumentasikan oleh MA.
    • Selanjutnya MA mengambil tindakan untuk menginformasikan kepada publik melalui website: i-ccqc.com bahwa terjadi pengurangan sertifikat produk dari klien tersebut.

 d. Pembekuan  Sertifikasi.

  • Apabila produk yang telah disertifikasi ternyata tidak sesuai dengan persyaratan produk dan atau diperkirakan dapat mempengaruhi mutu produk hasil evaluasi, hasil survailen dan pengujian contoh produk, pelanggaran terhadap perjanjian/kontrak atau temuan/informasi dari sumber lain tentang penyalahgunaan sertifikat, maka Komisi Teknis akan mengkaji dan mengevaluasi hal tersebut (FR-CCQC 7.6.01) dan membuat keputusan Komisi Teknis untuk pembekuan sertifikasi (FR-CCQC 7.6.02). Keputusan tersebut ditindaklanjuti oleh MP.
  • MP mendisposisikan keputusan pembekuan sertifikasi ke MT dan MA. Selanjutnya MA memberitahukan kepada klien tentang pembekuan sertifikasi yang telah diterima dengan mengirimkan surat keputusan pembekuan (FR-CCQC 7.11.01).
  • Selama periode pembekuan, klien tidak boleh membuat pernyataan yang menyesatkan dan sebaiknya menginformasikan kepada pembeli yang sudah ada dan calon pembeli yang potensial berkaitan dengan status sertifikasi, dan memberhentikan penggunaan tanda sertifikat pada produk yang diproduksi sejak tanggal pemberitahuan pembekuan.
  • Apabila terjadi pembekuan sertifikasi, lembaga sertifikasi harus menugaskan satu orang atau lebih untuk merumuskan dan mengkomunikasikan dengan klien tentang tindakan yang diperlukan untuk mengakhiri pembekuan dan mengembalikan sertifikasi untuk produk sesuai dengan skema sertifikasi.
  • Klien diberi kesempatan untuk melakukan tindakan koreksi dalam jangka waktu selambat-lambatnya 6 (enam) bulan.
  • Semua informasi terkait butir c,d dan e harus tercantum di dalam surat keputusan pembekuan.
  • Sebelum melakukan pengaktifan sertifikasi kembali klien harus melakukan tindakan koreksi sebagai berikut:
  1. Memperbaiki produk sehingga sesuai dengan persyaratan produk yang dipersyaratkan.
  2. Mengganti dan menarik produk yang telah beredar di pasar.
    • Untuk mengaktifkan kembali sertifikasi yang telah dibekukan, klien harus melakukan survailen ulang yang akan dilakukan oleh LS-PRO CCQC.
    • Proses survailen tersebut dilakukan sesuai dengan skema survailen pada umumnya (PR-CCQC 7.9)
    • Pengaktifan kembali sertifikasi tidak dapat dibuktikan hanya dengan menyampaikan bukti konfirmasi administrasi survailen dan pengajuan jadwal survailen.
    • Komisi Teknis akan melakukan evaluasi untuk mempertimbangkan hasil survailen ulang (FR-CCQC 7.6.01). Apabila Komisi Teknis menganggap bahwa hasil survailen ulang memadai dalam batas waktu yang dipersyaratkan, maka Komisi Teknis membuat keputusan pemberian sertifikasi (FR-CCQC 7.6.02). Keputusan tersebut akan ditindaklanjuti oleh MP.
    • MP akan membuat surat keputusan yang mencabut periode pembekuan sertifikasi (FR-CCQC 7.11.02) dan pemberlakuan kembali lisensi penggunaan tanda kesesuaian (FR-CCQC 7.9.01).
    • MA merekam surat keputusan tersebut (pada point l) dan memberikan salinannya kepada MT. MT akan memberitahukan keputusan pemberlakuan kembali lisensi penggunaan tanda kesesuaian kepada klien.
    • MT menyimpan salinan surat keputusan dan memutakhirkan dokumen sertifikasi klien yang bersangkutan dan menyertakannya dalam dokumen survailen.
    • Apabila Komisi Teknis menganggap bahwa hasil survailen ulang tidak memadai, maka Komisi Teknis akan membuat keputusan pencabutan sertifikasi yang diatur dalam butir 5.4

e. Pencabutan Sertifikasi

  • Komisi Teknis LS-PRO CCQC akan mengkaji beberapa informasi berikut:
  • Terdapat keinginan dari klien
  • Terdapat pelanggaran terhadap persyaratan produk yang diacu.
  • Tidak memenuhi persyaratan prosedur sertifikasi, tidak dapat memenuhi persyaratan baru, seperti revisi persyaratan produk.
  • Klien mengalami pailit
  • Melakukan penyalahgunaan sertifikat/logo LS-PRO CCQC.
  • Melewati batas waktu tindakan perbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian sehingga terjadi penundaan sertifikat
    • Apabila dari hasil evaluasi, klien memiliki salah satu dari butir 5.4.a diatas, Komisi Teknis membuat keputusan pencabutan sertifikasi (FR-CCQC 7.6.02). Keputusan tersebut akan ditindaklanjuti oleh MP.
    • MP mengeluarkan surat keputusan pencabutan sertifikasi klien dan meminta klien untuk mengembalikan sertifikat produk yang telah diterima, kepada LS-PRO CCQC (FR-CCQC 7.11.01).
    • Surat Keputusan dan sertifikat produk tersebut didokumentasikan oleh MA.
    • Dalam hal hanya sebagian dari produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, maka klien diharuskan untuk mengidentifikasi dan menghentikan peredaran lot produk yang bersangkutan. Apabila klien tidak dapat mengidentifikasi bagian lot yang tidak sesuai persyaratan, maka akan diterapkan prosedur pencabutan sertifikasi.

Last update Maret 2018